Offre d’emploi: Secrétaire général à l’Ambassade de France/ Institut Français du Japon

Missions principales :

Prendre en charge la gestion financière et administrative de l’antenne de Tokyo sous l’autorité du directeur de l’antenne ;

Participer à la gestion financière et administrative de l’IFJ sous l’autorité de la secrétaire générale de l’établissement, au sein de la Direction générale de l’établissement.

Description des missions : Antenne de Tokyo

Elaboration des prévisions budgétaires

Suivi de l’exécution budgétaire (comptabilité de l’antenne) Elaboration et suivi de tableaux de bord : dépenses, recettes, masse salariale, suivi analytique (par activités)

Suivi des budgets opérationnels de l’antenne en collaboration avec les chargés de projets

Mise en place de dispositifs visant à réduire les dépenses de fonctionnement

Suivi des contrats et conventions d’achats de biens et de prestations (sécurité juridique des contrats, exécution...)

Gestion du personnel de l’antenne (en lien avec le secrétaire général de l’établissement sur les problématiques RH) : élaboration et suivi des contrats, veille sur l’application du droit du travail japonais Direction générale :

En lien avec les SGA des antennes, élaboration du budget frais fixes IFJ

En lien avec les responsables de pôles, élaboration du budget programmation

Consolidation du budget IFJ

Préparation des documents budgétaires à présenter au Directeur de l’IFJ

Suivi de l’exécution budgétaire de la direction générale (comptabilité DG)

Production des bilans financiers des opérations après réalisation

Compétences requises :

Maîtrise des finances publiques ;

Bonnes connaissances dans la mise en œuvre d’outils de contrôle de gestion ;

Aptitude à l’encadrement ;

Capacités rédactionnelles ;

Maîtrise des outils informatiques (outils bureautiques et en particulier Excel, utilisation d’un progiciel budgétaire et comptable - AGE- ) ;

Familier des fonctionnements d’un organisme public (les connaissances sur les EAF et le réseau culturel français à l’étranger peuvent être acquises en poste) ;

Maîtrise de l’anglais (la connaissance du japonais est un atout mais n’est pas requise).

Qualités personnelles :

Sens de l’organisation

Rigueur

Qualités relationnelles et diplomatie

Aptitude au travail d’équipe

Profil souhaité : Niveau d’études Bac + 4/5 (de préférence spécialité contrôle de gestion) ;

Expérience professionnelle minimum de 5 ans dans l’exercice de compétences similaires ;

Expérience significative en matière de management.

Environnement relationnel : Lorsque le secrétaire général adjoint exerce sa compétence sur l’établissement de Tokyo, il/elle est placé(e) sous l’autorité du directeur de l’antenne. Il/elle encadre les personnes affectées à la gestion de l’antenne de Tokyo (comptabilité et gestion du personnel). Il/elle est en relations quotidiennes avec les services opérationnels (culture, cours, brasserie) et les services fonctionnels (logistique/technique, informatique, accueil) de l’antenne. Il/elle travaille en liaison avec l’agence comptable régionale (contrôle comptable de l’établissement). Lorsque le secrétaire général adjoint exerce sa compétence au sein de la direction générale/pôle gestion de l’IFJ, il/elle est placé(e) sous l’autorité du secrétaire général. Il/elle est en relations constantes avec les pôles d’activité de l’IFJ et les directeurs d’antenne. Contraintes du poste : - - - Grande disponibilité en fonction des pics d’activité de l’établissement ; Résistance au stress ; Respect des règles de confidentialité.

Conditions de recrutement :

Contrat local de droit japonais d’une année, renouvelable, avec période d’essai. Possibilité CDI. Rémunération en fonction du profil du candidat. Affiliation à l’organisme japonais de sécurité sociale. L’entrée en fonctions est prévue dès que possible.

Dossier de candidature :

Le poste est ouvert aux candidats français et japonais (le candidat devra alors être parfaitement bilingue). Le dossier de candidature comprendra : - Un curriculum vitae en français ; - Une lettre de motivation en français ; - Une copie des diplômes cités dans le CV ; - Eventuellement, des lettres de recommandation. Il doit être adressé par la poste (ou déposé à l’accueil de l’Institut français du Japon-Tokyo) le 15 février dernier délai à Mme Valerie LEROY, secrétaire générale de l’Institut français du Japon – c/o Institut français du Japon - Tokyo – 15, Ichigaya-Funagawara-cho, Shinjuku-ku, Tokyo 162-8415 Contact pour toute information complémentaire : valerie.leroy@institutfrancais.jp

N.B. Seules les personnes, dont la candidature aura été sélectionnée, seront contactées ; les dossiers ne seront pas renvoyés aux intéressés.

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